Maak kennis met Team Belgium Welfare Officer: Paul Wylleman

Tijdens de komende Olympische Spelen te Parijs zullen Olympische teams een Welfare Officer in hun delegatie hebben. We spraken erover met Paul Wylleman, Welfare Officer en teampsycholoog voor Team Belgium te Parijs. En we starten met de meest voor de hand liggende vraag: “Wat doet een Welfare Officer?” 

“Algemeen kan je stellen dat de Welfare Officer alle redelijke stappen neemt om ervoor te zorgen dat het welzijn van alle delegatieleden op een verantwoorde manier geprioriteerd en gewaarborgd worden. Daarmee worden zowel het fysieke, mentale als sociale welzijn en veiligheid bedoeld en dit voor zowel de atleten als voor de coaches, stafleden en andere leden van de BOIC-delegatie.” 

Dit lijkt wel een brede taak voor de Welfare Officer. 

“Correct. In voorbereiding van de Spelen is er niet alleen continu overleg met Chef de Mission, Olav Spahl, en Chief Medical Officer, Johan Bellemans, maar wordt zoveel als mogelijk informatie en tools met betrekking tot welzijn gedeeld. Met de coaches en technisch directeurs doen we dat tijdens de maandelijkse Olympic Coaching Platforms, met het team van dokters en kiné’s hebben we speciale sessies onder leiding van Johan en voor de sportpsychologen loopt dit sinds begin 2023 via het P5 programma (Psychological Preparation and Performance for Paris and Post-Olympic Games, red.).” 

Wordt die rol van Welfare Officer in elk land op dezelfde manier ingevuld? Hoe gebeurt dit in andere landen? 

“We hebben vanuit Team Belgium initiatief genomen om dit thema op internationaal vlak en in overleg met andere Nationaal Olympische Comités (NOCs) te bespreken. Zo hebben we in samenwerking met het Brussels Olympic Research and Education Centre (BOREC) een tweedaags seminarie over psychologische begeleiding tijdens de Spelen georganiseerd met inbreng van sportpsychologen verbonden aan de NOCs van Noorwegen, Zweden, Finland, Denemarken en Nederland. Tijdens het overleg van de chef-artsen van de ‘Club of 6’ (de samenwerking tussen de NOCs van Brazilië, Noorwegen, Zweden, Zwitserland en België; red.) had onze chef-arts Johan Bellemans het thema van mentaal welzijn expliciet op de agenda geplaatst. En in februari hebben we samen met ANOC, de vereniging van alle NOCs wereldwijd, voor zo’n 50 deelnemende NOCs een online webinar georganiseerd over de rol van de Welfare Officer tijdens de Olympische Spelen met presentaties van de NOCs van de Verenigde Staten, Brazilië, Japan, Zuid-Afrika, Nederland, Frankrijk. Uit mijn recente individuele contacten met de Welfare Officers van bijvoorbeeld Frankrijk, Japan, Portugal of IJsland merk ik toch wel dat elk NOC op hun eigen manier ernaar streeft om hun aanpak van welzijn zo optimaal mogelijk te ontwikkelen.” 

Hoe zal Team Belgium de functie van Welfare Officer dan invullen? 

“De Welfare Officer coördineert en werkt in directe lijn samen met de Safeguarding Officer en de sportpsychologen. Zo bieden we alle leden van de delegatie reeds een netwerk van aanspreekpunten aan. De Safeguarding Officer heeft als taak ondersteuning te bieden en de opvolging te verzekeren in geval van meldingen van intimidatie en misbruik binnen de delegatie. Het is een belangrijke functie die aansluit bij de Ethische Code van het IOC en het streven van het IOC om tijdens de Spelen voor alle delegaties een veilige omgeving te verzekeren.”  

“Voor Team Belgium heeft Nicky Van Rossem zich via een specifieke opleiding op deze functie voorbereid. Via dagelijks overleg zal de Welfare Officer de vinger aan de pols houden en waar vereist, de Safeguarding Officer en sportpsychologen aansturen in het opvolgen en ondersteunen van atleten, coaches of andere delegatieleden. De Welfare Officer houdt ook contact met de ‘experts at home’ zoals de sportpsychologen die mee hebben ingestaan voor de voorbereiding van atleten, teams en coaches en met het Brussels University Consultation Center dat mee kan instaan voor extra klinisch psychologische begeleiding in de thuiscontext.” 

“En omdat welzijn steeds uitdagingen heeft op verschillende domeinen werkt de Welfare Officer uiteraard ook nauw samen met de Chief Medical Officer, Johan Bellemans, en zijn (para)medisch team, met de High Performance Managers, Bob Maesen en Philippe Préat, en met de Team Belgium staf in de delegatie en ‘at home’. De aanpak van Team Belgium is dus om met een holistische en interdisciplinaire insteek zowel tijdens als na de Olympische Spelen een ondersteunende én een remediërende begeleiding te kunnen bieden en dit zowel ter plaatse of in de thuisomgeving. Zoals andere NOCs heeft ook Team Belgium een sportpsycholoog met klinische kwalificaties en uitgebreide ervaring als teampsycholoog tijdens de Olympische Spelen gekozen als Welfare Officer. Indien vereist kan de Welfare Officer dus ook mee instaan voor een eerstelijnszorg bij crisismomenten, traumatische gebeurtenissen of klinische problemen.” 

Welke uitdagingen zie je nog voor de Welfare Officer? 

“De accreditatie van de Welfare Officer maakt het mogelijk om vanaf de opening van het Olympisch dorp tot de sluiting ervan rechtstreeks beschikbaar te kunnen zijn op de verschillende ‘Olympic venues’, zoals in het Olympisch dorp of in trainings- of competitiezones. Met een ondersteuning die niet beperkt is tot alleen onze atleten maar die ook gericht is naar onze coaches, ons medisch en paramedische experts en andere stafleden zal aanwezigheid niet steeds en overal haalbaar  zijn. Een intensieve samenwerking binnen de delegatie blijft dus cruciaal. Recent hebben we die samenwerking trouwens ook getest via een proces van crisismanagement. Een snelle, continue en heldere rechtstreekse en digitale communicatie in combinatie met het formuleren van concrete aanbevelingen naar de Chef de Mission is een absolute voorwaarde. Ik ben blij dat we deze begeleiding ook kunnen aanbieden aan onze Belgische juryleden en referees werkzaam tijdens de komende Olympische Spelen.” 

“We hebben ook verschillende tools en procedures inzake welzijn ontwikkeld en gedeeld zoals het ‘S6’ protocol (Situation, Safety, Support, Specialists, Step-by-Step, Structure; red.) om snel tot een eerste beoordeling over een situatie of het welzijn van iemand te kunnen komen. Daarnaast hebben we ook een checklist ‘Hitte’ ontwikkeld om atleten, coaches en staf de mogelijkheid te geven een beeld te vormen van hoe de mogelijke hitte tijdens de Spelen impact kan hebben op hun cognitief, emotioneel, fysiek en sociaal welzijn en presteren. En dan hebben we ook nog ‘RAPID’ (Respond, Allow, Plan, Identify, Do; red.) als communicatievorm in situaties met hoge spanning of emoties. Tegelijkertijd blijft onze steun en begeleiding niet beperkt tot de periode van de Spelen zelf. In samenwerking met de sportpsychologen werd er ingezet op specifieke thema’s voor coaches zoals het voeren van moeilijke, ongemakkelijke gesprekken en het verzekeren van rust, recuperatie en energiebehoud. Het is ook uitkijken naar de podcasts over mentaal welzijn die op vraag van de Atletencommissie van het BOIC werden ontwikkeld.” 

“In functie van de periode na de Spelen zal een ‘hot debrief’ gebruikt worden om bij onze atleten, coaches en stafleden een beeld te krijgen van de ondersteuning die we hen thuis, bijvoorbeeld via psychologen, zouden kunnen aanbieden. De uitdaging is om het gebruik van deze tools zo goed als mogelijk voor, tijdens en na de Spelen te verzekeren. We dienen ons ook voor te bereiden op een mogelijke situatie of melding van bijvoorbeeld grensoverschrijdend gedrag of misbruik. Zoals uit onze crisismanagementtest is gebleken, zal het cruciaal zijn dat in het crisisteam de inzet van de Welfare Officer optimaal verloopt zodat zowel de veiligheid als de noodzakelijke ondersteuning en begeleiding voor alle betrokkenen kan verzekerd worden.” 

Prof. Paul Wylleman heeft reeds ervaring als  teampsycholoog tijdens de Olympische Spelen van 2016 in Rio en van 2020 in Tokyo en nu ook als Welfare Officer. Welke uitdagingen ziet hij nog voor zichzelf in aanloop naar Parijs? 

“Tijdens de periode voor vertrek naar de Spelen zijn er uiteraard nog ‘rustige’ momenten. Maar ervaring heeft me geleerd dat vanaf het moment dat we naar de Spelen vertrekken ik me in een ‘24/7’ modus van betrokkenheid en inzet moet zetten. Tijdens de Spelen zelf is een permanente beschikbaarheid dus essentieel. De voorbereiding op de Spelen, zoals we die nu oppakken, legt zeker al een goede basis voor hoe ik tijdens de Spelen zal kunnen functioneren. En daarbij is de steun van thuis uiteraard ook belangrijk: mijn echtgenote en mijn familie, mijn vrienden en mijn collega’s van de Vrije Universiteit Brussel. Alhoewel sommige van hen richting Parijs komen, is de kans zeer klein dat we elkaar zullen ontmoeten. En uiteraard kunnen blijven werken aan de fysieke en mentale conditie door regelmatig te gaan zwemmen in het gemeentelijk zwembad van Kontich! De vraag krijgen ‘Wat doe jij eigenlijk voor Team Belgium?’ hoort daar dan ook weer bij. Maar zoals je zal gemerkt hebben is het een ander paar mouwen om dat kort en bondig uit te leggen!” 

We hebben de hint begrepen Paul! We laten je snel vertrekken naar je volgende zwembeurt. Tot in Parijs!