Van 4 t/m 7 september heeft het organisatiecomité van de Olympische Spelen van Tokio bijna vijfhonderd mediavertegenwoordigers, onder wie zo’n veertig communication managers van Nationale Olympische Comités, ontvangen om ze te informeren over de manier waarop de communicatie en informatie voor en tijdens de Olympische Spelen zullen verlopen. De organisatoren van de Olympische Spelen van Tokio in 2020 hadden logischerwijs gekozen voor de Tokyo Big Sight (zie foto) om de deelnemers bijeen te brengen. Dit congrespaleis zal namelijk als voornaamste perscentrum en centrum voor de audiovisuele media (MPC en IBC) dienen. 26.000 journalisten zullen hier op de een of andere manier langskomen en de Japanse media zullen een ongekende druk op deze Spelen uitoefenen.
Luc Rampaer, communication manager van het BOIC, was in Tokio aanwezig om zich te laten informeren.
Van tyfoon tot aardbeving:
Aan het begin van deze vierdaagse conferentie kwam een bijzonder actieve tyfoon over en de dag erna werden verschillende deelnemers in de vroege ochtend gewekt door de aardschok (met een kracht van 6,7) die het eiland Hokkaido, 400 km ten noorden van Tokio, deed beven. De natuur kan hard zijn in Japan en iedereen die de kans krijgt om deel te nemen aan de Olympische Spelen van 2020, moet wat dat betreft rekening houden met hoge temperaturen, die gevoelsmatig nog erger zullen lijken door de hoge luchtvochtigheid in het midden van de zomer. Het komt echt vaak voor dat de temperatuur oploopt tot bijna 40° C of meer! Na een warmteonweer in de zomer kunnen er ook stortregens vallen.
IBC/MPC:
De Tokyo Big Sight ligt in het zuidoosten van Tokio, in een gebied dat de organisatoren de ‘Bay Zone’ noemen. Van daaruit zijn in een straal van 10 km maar liefst 21 wedstrijdlocaties bereikbaar, waaronder het zwembad, de turnhal en de tennisbanen (het atletiekstadion ligt iets meer in noordwestelijke richting). De Tokyo Big Sight is met het openbaar vervoer bereikbaar via drie treinstations. Het bestaande en bijzonder goed georganiseerde openbaar vervoer krijgt prioriteit van de organisatoren.
Geplande voorzieningen:
De Japanners hebben aangekondigd dat de internettoegang gratis zal zijn voor de media. In het MPC, in het atletendorp en op alle wedstrijdlocaties zal wifi beschikbaar zijn. Vanaf het voorjaar van 2020 zal het 5G-netwerk worden opengesteld door NTT Docomo, de telefoniepartner van de Spelen van Tokio, die heeft aangekondigd dat een simkaart (voor 15 dagen gratis gebruik) wordt verstrekt aan de journalisten die op de Spelen van 2020 aanwezig zijn.
Geaccrediteerde journalisten kunnen ook – en dat is nieuw – vanaf elke willekeurige olympische locatie een persconferentie volgen die door de medaillewinnaars van een onderdeel wordt gegeven. Deze wordt namelijk uitgezonden via ‘My Info’ en simultaan in verschillende vreemde talen vertaald.
Verder zal de door het IOC en het organisatiecomité verzorgde informatiedienst van de Olympische Spelen onder de naam OIS (Olympic Information Services) op een nog efficiëntere manier dan in het verleden allerlei informatie (nieuws, biografieën van atleten, interviews, actualiteiten over de Spelen enz.) aan de pers verstrekken.
Onze indrukken:
“Het is zeer waarschijnlijk dat deze Spelen de best georganiseerde uit de olympische geschiedenis worden”, zegt Luc Rampaer, communication manager van Team Belgium, die in Tokio aanwezig was ter gelegenheid van de World Press Briefing. “Er zijn echter enkele punten die nu al onze aandacht verdienen. Een daarvan is de huisvesting voor de pers. Tokyo 2020 heeft in totaal namelijk 3557 kamers vastgelegd in 81 hotels in Tokio (waarvan 20% buiten de stad). Er is dus geen mediadorp en we moeten rekening houden met de kleine afmetingen van de kamers (waarvan het merendeel geen ontbijtservice biedt). De drukte (enorm veel mensen) in het verkeer (of het nu om de metro of de wegen gaat) is ook een gegeven waaraan we ons moeten aanpassen. In het Olympisch dorp is ook weinig plaats. Hoewel de atleten zeer goed worden gehuisvest, moeten ze genoegen nemen met weinig ruimte en in het internationale gedeelte van het olympisch dorp zijn tot nu toe slechts één zaal voor persconferenties en drie kamers voor ‘one-to-one’ interviews gepland! Ook hier moeten we ons aan de situatie aanpassen als het organisatiecomité de huidige configuratie handhaaft. De persconferenties voor de presentatie van de atleten moeten zeer waarschijnlijk ergens anders georganiseerd worden!”
De algemene indruk is kortom zeer positief. Nog nooit waren de organisatoren van de Spelen zo proactief in het programmeren en plannen van de taken die verricht moeten worden. Op dat model is de hele Japanse cultuur gebaseerd. Dat betekent ook dat last-minute verzoeken weinig kans maken en dat we ons terstond moeten voorbereiden!